Trabaje menos, logre más

 Escrito y adaptado por:   Dr. Francisco Romero Guerrero

En uno de los artículos publicados recientemente Work less, accomplish more – Marzo 2015 (1) – en el boletín de la escuela de Wharton en la Universidad de Pennsylvania, les ha dado por trabajar un formato nuevo que denominan Nano Tools for leaders (2). De acuerdo a lo que describen, son pequeñas herramientas que se pueden implementar de manera rápida, que ayudan a generar un liderazgo más eficaz y que puede lograr un impacto significativo en el éxito del liderazgo de quien las implemente.

Si lo pensamos fríamente, ¿cuál es el objetivo final al trabajar?   Incrementar la productividad mientras se trabaja menos, – dirían los accionistas, dueños o jefes de área -.

La idea es trabajar más inteligentemente no más intensamente, – vean como no dije “eficientemente” ni “eficazmente” -, esto es algo que no es un pensamiento “nuevo”, sin embargo, hemos perdido la habilidad de poner esta acción en práctica. En la mitad de los 20s, Henry Ford redujo los días de la semana laboral de 6 a 5, y de 48 hrs semanales a 40 hrs trabajadas, tras descubrir que la productividad laboral disminuye después de 8 hrs ininterrumpidas de trabajo por 5 días de trabajo a la semana. Casi un siglo después, un estudio de las Naciones Unidas reveló que el  85.8 %  de los norteamericanos varones y el 66.5 % de las damas trabajan  mas de 40 hrs por semana. Los norteamericanos trabajan 137 hrs más por año que los trabajadores japoneses,  260 hrs más por año que los trabajadores ingleses, y 499 hrs más por año que los franceses, de acuerdo a la Organización Internacional del Trabajo (3).

De esta forma, las autoras se preguntan: ¿Qué estamos obteniendo  – como nación – de todas esas horas de trabajo? Un estudio de la OCDE (Organización para la Cooperación y Desarrollo Económico) encontró que una mayor productividad no es un beneficio que se refleje por más horas de trabajo. Los griegos son una de las naciones que trabajan más horas, trabajando 2,000 hrs al año como promedio, mientras que los alemanes trabajan cerca de las 1,400 hrs cada año – pero su productividad es un 70% más alta. En vez de resultar en tener más resultados, muchas horas de trabajo conllevan a tener stress, una causa significativa para tener problemas de salud en lo físico y mental por igual.

Como una de las conclusiones de las autoras Greenberg y Maymin, se puede decir que incrementar la productividad, entonces, – como lo pueden imaginar – no significa adicionar horas al trabajo. Esta “paradoja de la productividad” es contrarrestada por la investigación que señala de manera contundente, que programar tiempos de indisponibilidad de hecho te vuelve más productivo. Adicionando a tener pequeños “paros” o “breaks”, hay tres otros pasos que se pueden hacer para incrementar la productividad mientras se trabaja menos horas.

ACCIONES:

1) Reemplazar el motto de “just do it” por el de “just plan it”. El mantra de Nike “just do it” es frecuentemente malentendido como el camino a generar productividad. Sin embargo, aunque puede tener un sesgo de acción que es altamente valorado, crear un breve plan antes de generar la acción, de hecho te vuelve más productivo. Utilice solo 10 o 15 minutos al iniciar cada día para planear.

2) Engáñese para empezar a trabajar. A menudo aplazamos el empezar ya sea porque un proyecto parece abrumador, porque no estamos dispuestos o la inercia nos arrastra y lo dejamos para después. Las autoras sugieren que en vez de dejar que esto pase, usemos el efecto Zeigarnik (4) como ventaja. Aquí se puede sugerir que al tener un proyecto largo, se empiece pero no se termine en un solo día. Hay que empezar por un pequeño paso primero. Uno puede escribir el email como borrador, leerlo al día siguiente antes de enviarlo y corregirlo si es necesario.

3) Establezca hábitos, no solo metas. Aunque los objetivos son muy importantes, ellas mencionan que por medio de los hábitos algunos objetivos se pueden lograr más rápido al volverlos rutina. Podríamos pensar los hábitos como hacernos un outsourcing nosotros mismos: aquellas tareas que sean más rutinarias, menos complejas y que sean repetitivas, se podrían lograr con menor esfuerzo si se hacen a la misma hora en el mismo lugar. Por ejemplo: Revisar emails tres o cuatro veces en el día en el mismo horario, apartar diez minutos antes de salir de la oficina para ordenar el escritorio, para objetivos grandes se puede designar la primeras dos horas del día – antes de revisar email – para trabajar en el proyecto.

Aunque hay muchos más “tips” que podríamos mencionar – administración del tiempo por semana, mes, cuatrimestre -, hojas de desarrollo de habilidades, KPI´s (Key Performance Indicators), etc. Es muy probable que un ejercicio de autoreflexión honesto y pausado, así como un FODA, nos pueda indicar dónde podemos hacer mejoras inmediatas, e inminentes en nuestra forma de trabajar y que pueden generar resultados consistentes.

Asi qué ¿Con qué acciones piensas empezar?

(1) Greenberg, M & Maymin, S. (2015). Work less, accomplish more. executiveeducation.wharton.upenn.edu, March.

(2) Concebido y desarrollado por Deb Giffen, MCC, Director de Soluciones en aprendizaje innovativo en la Wharton Executive Education.

(3) Véase Organización Internacional del Trabajo.  http://www.ilo.org/global/lang–es/index.htm (Fecha de consulta: 9 de junio de 2015)

(4) En psicología, el efecto Zeigarnik afirma que las personas recuerdan mejor aquellas tareas que aún han quedado sin completar o han sido interrumpidas que las tareas completadas.

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2 comentarios en “Trabaje menos, logre más

  1. A partir de PNL iniciar con uno de los tres pasos y de ahí adoptar uno mas, los tres que propones son de igual importancia que invitan grandes cambios, de mejora continua personal, por lo que iniciaré con mi FODA seguido de hábitos, gracias.

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  2. Leí con mucho interés este artículo, no cabe duda que tomarse unos minutos al iniciar la jornada, no sólo disminuyen el estrés por no terminar los pendientes, sino que nos hace priorizar las tareas importantes, de las urgentes y de aquellas triviales, en las que la mayoría perdemos tiempo y no nos enfocamos en lo realmente necesario.

    Establecer horarios y tener disciplina para cumplirlos, es una útil herramienta, con ello no sólo se logra tener un orden mental, sino tiempo para realizar otras actividades de índole personal.

    Gracias por compartir,
    Saludos.

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